Если задаться целью, проанализировать структуру расходной части бюджета практически любой торговой компании, то без особого труда, можно определить, что львиная доля всех финансовых ресурсов компании находится в товаре, то есть тратится на приобретение, пополнение и содержание необходимого для торговли запаса товара.

По некоторым данным, в обороте может находиться более 90% всех ресурсов бизнеса.

Структура затрат

И соответственно, от того, насколько эффективно будут использоваться  данные ресурсы, в большей степени, будет зависеть эффективность данного бизнеса.

Другими словами, даже самое незначительное увеличение эффективности закупочных процессов, связанное с наиболее корректным расчетом необходимых и достаточных норм запасов при бесперебойном их соблюдении, может привести к значительному снижению издержек и соответственно может существенным образом увеличить эффективность всей цепи поставок.

Как можно узнать, насколько эффективно работает ваша система закупок? И какие имеются возможности для улучшения данной системы? 

Как известно, все познается в сравнении. И если у вас нет примера (эталона), с которым вы можете сравнивать, то никакие полезные и обоснованные выводы вы никогда не сможете сделать.

В связи с тем, что система закупок очень важная часть бизнеса, непосредственно связанная с планирование продаж и распределением финансовых средств, чаще всего, данными процессами занимаются сами руководители бизнеса или же они принимают достаточно активное участие в руководстве закупочными процессами.

В результате получается, что критиковать по данной теме их некому и поэтому инициировать процесс аудита того: насколько эффективно производятся закупочные процессы, тоже получается что некому.

И поэтому, аудит закупок обычно заказывают в следующих случаях:

а) когда совсем «все пропало» и ситуация настолько плохая, что скрывать ее уже никак не получается;

б) либо, когда в процессе аудита, например, склада, выясняется что из-за «кривых» закупочных процессов, становится невозможно отладить процессы на складе и с ними срочно нужно «что-то делать»;

в) или когда заказывают аудит всей цепи поставок

Иногда, даже самые умные отчеты о состоянии запасов на складе, написанные в КИС очень опытными и грамотными программистами не могут настолько реально и проникновенно показать истинную картину состояния запасов, так как ее можно увидеть на складе, так сказать, невооруженным глазом.

Естественно, что толщина слоя пыли на товаре на складе – это далеко не единственный и далеко не главный показатель эффективности закупочных процессов.

Есть еще множество других показателей (KPI), большинство из которых можно «вынуть» из КИС, если таковая имеется.

Кстати, до сих пор нередко встречаются компании, которые рассчитывают величины запасов в табличках Excel или просто «на листочке».

А еще встречаются такие компании, в  которых, в результате многолетней работы различных специалистов в закупках и программистов, вынуждены использовать такую сложную и «многослойную» программу, в которой они и сами с большим трудом ориентируются.

Но, все равно не меняют ее, потому что уж слишком много труда и денег в нее «вбухано» (по принципу «чемодана без ручки», когда, и нести неудобно, и выбросить жалко).

При анализе информации, полученной в результате обследования, очень важно суметь отсечь не нужное и выдать Заказчику только практически полезную информацию, необходимую ему для анализа.

Это следующая информация:

а) описание закупочных процессов «как есть», на основании стандартных показателей, выявленных в результате анализа действующих процессов в системе закупок, как бы сложно они не были бы «завуалированы» или каким-либо образом скрыты;

б) описание закупочных процессов «как должно» быть, с точки зрения эксперта, по тем же показателям, как и в описании процессов «как есть»;

в) описание наиболее «тонких мест» цепи поставок по приоритетам, которые необходимо будет устранить для того, чтобы, от бизнес-процессов «как есть» придти к бизнес-процессам «как должно быть», в том числе по сопутствующим бизнес-процессам (складским, транспортным, производственным, учетным и прочим);

г) определение критериев и обоснование выбора наиболее подходящего программного продукта для автоматизации описанных закупочных бизнес-процессов «как должно быть» (автоматизация бизнес-процессов «как должно быть» возможна только после того, как будет выполнен пункт «в»);

д) систему мотивации по методу «МВО – Управление по целям» в том числе по подразделению, отвечающему за закупки и управление запасами, основанную на предложенных показателях эффективности (KPI) закупочных процессов

е) и прочие «полезности»

При этом очень важно, в процессе внедрения вышеуказанного, следовать вышеуказанной очередности, не пропускать какие-либо пункты и не менять их местами.

br

Аудит закупочной логистики – это реальная возможность увеличить эффективность вашего бизнеса!