Что такое склад, зачем он нужен и как измерить его эффективность?

 

19.03.14 | Автор: Колмачихин Ю.Н. Источник: www.logscm.ru
 
Допустим, у вас есть склад. И вы регулярно оплачиваете счета за его аренду, или иные платежи, если это ваша собственность, оплачиваете коммунальные платежи за текущий и капительный ремонт, за оснащение данного склада соответствующим стеллажным и грузоподъемным оборудованием, за приобретение адаптацию и внедрение программного обеспечения.
А так же вы регулярно платите зарплату персоналу, как непосредственно относящемуся к подразделению склад, так и персоналу прочих подразделений, деятельность которых каким-либо образом связана с обеспечением бесперебойной работы вашего склада.
Вышеуказанные платежи, «как ни крути», практически все являются обязательными, и непосредственно, не зависят от того, насколько эффективно работает ваш бизнес и насколько он может позволить себе содержание вашего склада.
Поэтому, логично предположить, что, прежде чем запускать в работу какой-либо склад и брать на себя соответствующие расходы, сначала неплохо было бы узнать правильные ответы хотя бы на следующие вопросы:
а) что такое склад?
б) из чего он состоит и как она работает, хотя бы в общих чертах?
в) зачем он вообще нужен, и в том числе, для вашего бизнеса?
г) и как определить: насколько эффективно будут «отбиваться» ваши деньги, которые вы регулярно будете вкладывать в содержание данного склада?
Вопросы казалось бы простые и «почти понятные», но искать ответы на них некоторые бизнесмены начинают почему то уже после того как запустили склад, а не перед тем как, его запускать.
И чаще всего это происходит после того, как «вдруг» выясняется, что денег на содержание склада требуется все больше и больше, а количество различных проблем, связанных с его продуктивной работой, все равно никак не уменьшается.
Для того чтобы ответить на вышеуказанные вопросы, предлагаю пойти от простого, к сложному.
Потому что, логистика, на мой взгляд — это такой «тонкий предмет», в котором все нужно делать в определенном порядке и пропускать какие либо «лишние» звенья», здесь категорически запрещается.
Как говорили мудрые: «усложнять просто, упрощать сложно». Что означает: нельзя понять сложное, не разобравшись для начала, в простом.
Итак, первый вопрос: что такое склад?
В своей практике я применяю следующее определение склада, которое я сам придумал и которое наиболее просто, лаконично и, в то же время, правильно, на мой взгляд, характеризует данный предмет.

Склад – это, прежде всего, бизнес-процесс, который выполняется на определенной территории, определенными инструментами, по определенным правилам и с определенной степенью эффективности. 

Склады, как известно, бывают разными. Их, как только не различают. Например, склады различают:
а) по скорости операций или по функциям:
    — распределительные
    — накопительные
    — «кросдокинговые»
    — буферные
в) по условиям хранения
    — «сухой»
    — «охлажденка»
    — «заморозка»
    — «пресервы»
    — «овощи и фрукты»
г) по назначению
    — производственные
    — транзитные
    — таможенные (СВХ)
    — дистрибьюторские
д) и так далее
Для того, чтобы узнать: чем различаются склады, нужно всего лишь зайти в интернет и набрать в окне поиска: «классификация складов» или что-то «типа того», и сравнительно быстро отыскать нужную вам информацию.
А вот для того, чтобы найти информацию о том: какой именно склад нужен именно для вашего бизнеса, такую информацию в интернете не найти. Ее можно только получить, в результате достаточно сложных расчетов, учитывая специфику вашего бизнеса и перекладывая ее на общепринятые логистические стандарты.
В своей практике мне приходилось сталкиваться с ситуацией, когда сначала покупали или строили склады, а потом под параметры полученного склада подстраивали определенные бизнес-процессы. Получалось, мягко говоря, не очень хорошо.
Например, один бизнесмен, у которого я проводил аудит склада, нашел на картинке в интернете красивый типовой склад и построил себе такой же, а потом выяснилось что для бизнеса, которым он занимается, данный склад, мягко говоря, не совсем подходит.
Дело в том, что для дистрибьюторского бизнеса, на складе требуется ставить под загрузку одновременно как можно больше малотоннажного транспорта, чтобы успеть произвести доставку всех заказов в торговые точки до определенного времени.
А вышеуказанный бизнесмен купил склад с доками, предназначенных для погрузки или разгрузки большегрузных автомобилей, то есть перепутал типы складов по их назначению.
В результате добиться выполнения нужного норматива на приемку-передачу товара и его погрузку на данном складе так и не получилось, и склад пришлось серьезным образом реконструировать.
Поэтому, очень важно при выборе склада, не забегать вперед: сначала внимательно описать бизнес-процессы, а потом уже под них подбирать нужный склад, но никак не наоборот.
Следующее, о чем хотелось бы сказать: нельзя правильно настроить работу склада, не представляя даже в общих чертах, что такое складской бизнес-процесс и для какой цели он нужен.

Складской бизнес‑процесс — это совокупность взаимосвязанных действий, направленных на выполнение складских операций с товаром, с соблюдением установленных нормативов по времени, и при соблюдении установленных качественных показателей, полученного в результате, конечного продукта.

Описание бизнес-процессов нужно для того, чтобы зафиксировать те действия, которые происходят в данном процессе, определить правила, методику, очередность и результат действия, обозначить временные рамки процесса и определить ресурсы, при помощи которых будет производиться данный процесс.
На Схеме №1 представлен типовой бизнес-процесс дистрибьюторского бизнеса, описанный в формате IDEF0.
 
110214_БП_Дистр бизнеса
Схема № 1
 
Далее кратко о формате IDEF0:
«Исторически, IDEF0, как стандарт был разработан в 1981 году в рамках обширной программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) и была предложена департаментом Военно-Воздушных Сил США. Собственно семейство стандартов IDEF унаследовало свое обозначение от названия этой программы (IDEF=ICAM DEFinition).
Графический язык IDEF0 удивительно прост и гармоничен. В основе методологии лежат четыре основных понятия.
Первым из них является понятие функционального блока (Activity Box). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы.
Вторым “китом” методологии IDEF0 является понятие интерфейсной дуги (Arrow). Также интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком.
Третьим основным понятием стандарта IDEF0 является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели.
Последним из понятий IDEF0 является глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF0: диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом».
(«Описание стандарта IDEF0». Геннадий Верников. Источник: www.vernikov.ru)
В верхней части каждого функционального блока (шага) данного бизнес-процесса указываются документы, которыми регламентируется процесс выполнения данного шага.
Эти документы позволяют преобразовывать команды, описанные на бумаге в определенные действия, которые должен выполнять персонал, в соответствии с указанными в них параметрами. Другими словами – это называется формализация процессов
Формализация складских процессов один из самых важных задач, которые нужно реализовать, если вы хотите, чтобы ваш склад работал, в соответствии с написанными вами документами, а не в соответствии с тем, насколько громко и убедительно умеет кричать на складской персонал, начальник вашего склада.

Формализация процессов  – это основа для дальнейшей автоматизации складских бизнес-процессов, и только на данной основе можно выстроить правильную систему управления складскими процессами.

Более подробно на эту тему написано в моей статье — «Формализация бизнеса».
Кроме того, формализация процессов – это основа для разработки и внедрения ключевых показателей эффективности складских процессов (KPI), на основании которых можно  разработать и внедрить наиболее эффективную системы мотивации персонала склада.
Есть много различных методов мотивации персонала склада. Один из них называется: метод «МВО – Управление по целям».
В данном методе, показатели эффективности непосредственно завязаны на основные цели и задачи персонала склада, стоящие перед каждым работником лично, перед подразделением, к которому относится данный работник и перед всей компанией, к которой относится данное подразделение.
И таким образом, позволяют наиболее правильно использовать имеющиеся ресурсы для достижения целей задач, стоящих перед бизнесом.
Мне приходилось принимать участие во внедрении метода «МВО» на нескольких проблемных складах, и по итогам данной работы, я написал статью под названием: «Мотивация по методу «МВО – Управление по целям».
Далее я попробую ответить на следующий, не менее важный и интересный вопрос: «зачем нужен склад?» И для начала хочу привести следующий пример.
Практически у любой хозяйки на кухне есть шкафы и холодильник, которые она использует для хранения некоторых запасов тех или иных продуктов.
И при этом каждая умная хозяйка хорошо понимает,  что, чем больше она делает запасов, тем больше денег из семейного бюджета ей надо на это потратить и тем больше у нее рисков того, что что-то из продуктов может залежаться и испортиться или элементарно не поместиться на имеющихся полках.
Поэтому, так или иначе, ей приходится постоянно анализировать большой объем информации и постоянно находить наиболее оптимальные решения, для того, чтобы ее семья, с одной стороны, не тратила лишних денег на ненужные запасы продуктов, а с другой стороны, всегда имела на столе вкусный обед, завтрак и ужин.
А теперь попробуем перенести данную ситуацию на бизнес.
По большому счету холодильник и шкафчики на кухне – это тот же самый склад, а умная и экономная хозяйка – это специалист некой торговой или производственной компании, который занимается управлением запасами на ее складах.
Японцы считают, что идеальный склад — это отсутствие склада. Что означает: чем меньше складские запасы, тем лучше.
Данная концепция впервые была реализована японской компанией «Toyota Motors» еще в 50-х годах XX века.
И основная суть концепции заключается в том, чтобы поставлять продукцию, в такое время, в такое место и в таком виде, чтобы данную продукцию можно было немедленно перегрузить потребителю, не накапливая в промежуточной точке, таким образом, вообще не создавая запасов на складах.
Эта концепция называется «Точно в срок» («Just In Time») и она успешно применяется в современно производстве и является основным принципом  «lean production» (бережливого производства)Но, наряду с рядом бесспорных преимуществ, вышеуказанная концепция очень сложна в реализации, и расходы на ее внедрение очень часто оказываются несопоставимы с той прибылью, которую можно поучить, после ее внедрения.

Поэтому, идеальный склад – склад, на котором нет запасов – это больше теоретический термин, но в тоже время, это направление, к которому нужно стремиться.

Российский бизнес еще очень далек от идеала и поэтому склады по своему назначению, многих отечественных компаний больше похожи на «мусорные ведра», где аккумулируются ненужные запасы, возникшие в результате неправильного планирования и распределения товара.
Очень часто бывают случаи, когда, например, отдел закупок, который вместо 2 поддонов товара, необходимого для пополнения запасов на складе, берет 2 фуры товара, потому что ему предложили скидку в цене несколько процентов. Или когда отдел продаж, своевременно не продает заказанный отделу закупок товар, и он в результате превращается в прострочку, а после этого списывается на убытки.
А теперь вспомните нашу домохозяйку, которая одна управляет запасами на своей кухне.
И представьте, что бы она сделала со своим мужем, если бы он привез ей из магазина грузовик куриных яиц вместо 20 штук, которые она ему заказала, в связи с тем, что цена яйца, в количестве равном объему грузовика, оказалась бы ниже на несколько процентов, чем цена за 2 десятка. Данную ситуацию даже предположить сложно.
А вот в бизнесе это, к сожалению, вполне возможно и, как говорится, «сплошь и рядом».
Я лично наблюдал подобную, описанной выше, картину «с яйцом на Новый год» на складе одной очень известной retail — компании, когда большую часть скоропортящегося товара пришлось выбросить на помойку, в связи с тем, что отдел закупок решил, таким образом, «сэкономить» на цене.
Следовательно, если вы превращаете ваш склад в некий буфер, который используете для сокрытия (сглаживания) различного рода проблем, возникших по вине различных подразделений вашей компании, и которые потом оседают на складе в виде:
а) сверхнормативных запасов,
б) прострочки,
в) пересорта,
г) недостач и неликвида,
то, таким образом, вы, несомненно, наносите существенный вред вашему бизнесу.
Потому что, рано или поздно все эти проблемы все рано вылезут наружу и возможно в самое неподходящее время.

Склад нужен для того, чтобы хранить в нем запас товара, как можно меньший по объему и хранить его как можно меньше по времени.

Другими словами, чем выше оборачиваемость запасов на складе, тем склад «быстрее», и соответственно, эффективнее.
Но для того, чтобы склад был максимально «быстрым», кроме операции «хранение», на нем должны, не менее эффективно, производиться еще и прочие, очень важные, складские операции.
И это следующие операции:
а) разгрузка-погрузка товара
б) приемка-передача товара
в) размещение товара в места хранения
г) пополнение мест комплектации
д) комплектация заказов
е) комплектация маршрутов доставки
ж) контроль и инвентаризации
Такие операции должны выполняться строго в соответствии с утвержденными Рабочими (технологическими) инструкциями и с обязательным соблюдением установленных Нормативов на выполнение вышеуказанных операций. А чтобы Нормативы соблюдались и все складские операции производились строго, в соответствии с Рабочими Инструкциями, необходимы регулярно тратить на это, соответствующие ресурсы.
И таким образом получается, что эффективность всех складских операций напрямую зависит от того, «почем» складские операции выполняются.

Как измерить эффективность склада? 

Очевидно что, выполнять одни и те же складские операции можно за совершенно разные деньги. Например, одни и те же коробки с товаром, можно носить по складу вручную или возить на электропогрузчике.
Легко определить, что в первом случае потребуется много грузчиков, и товар они будут перемещать долго, а во втором, из персонала потребуется всего лишь один водитель погрузчика и данный объем товара он сможет переместить гораздо быстрее, чем, если это делать вручную целая бригада грузчиков.
Но не все так просто, на самом деле, для того, чтобы воспользоваться погрузчиком его нужно сначала купить и заплатить за него немалые деньги.
А еще для того, чтобы электропогрузчик мог ездить по данному складу, склад должен быть оборудован наливным полом, с покрытием соответствующего качества.
А грузчикам такого качества поверхности пола не требуется (им, по большому счету, вообще ничего не требуется, кроме зарплаты и крепких рукавиц).

Как можно определить: какими ресурсами выгоднее всего выполнять те или иные складские операции? 

С одной стороны хочется как можно быстрее, а с другой стороны: чем быстрее, тем выходит дороже. Понятно, что если поставить целью увеличение скорости выполнения операций любыми ресурсами, то, тоже, ничего хорошего из этого не получится.

Склад – это часть определенного бизнеса и он не может тратить ресурсов, больше, чем данный бизнес может на это заработать.

И соответственно, вышеуказанное определение о том, что, «чем быстрее склад, тем эффективнее», в привязке к каждому конкретному складу каждой компании – это, образно говоря, вовсе не бесконечный вектор, а всего лишь отрезок, вторую точку которого нужно уметь правильно вычислить. 
А вычислить данную точку вполне возможно, и для этого нужно проанализировать всего лишь 4 показателя:
а) установленные нормативы на выполнение складских операций
б) соблюдение необходимого и достаточного качества выполняемых операций
в) процент от общих издержек бизнеса (текущие расходы), который данный бизнес может позволить тратить на складскую логистику
г) процент от инвестиционных расходов, на приобретение складского оборудования, которое должно, за счет данного процента, регулярно «отбиваться»
Если все 4 показателя в пределах нормы, то можно сказать, что склад рентабельный и работает с определенной степенью эффективности.
Но таким образом измеряется только рентабельность склада, то есть определяется один из двух возможных вариантов: рентабельный склад или нет.  
А для измерения степени эффективности склада, то есть насколько эффективно используются потребляемые складом ресурсы, применяют уже другие показатели, которые называются – ключевые показатели эффективности склада 

Не надо путать показатели рентабельности склада, как отдельного ЦЗ (центр затрат), показатели эффективности склада и показатели эффективности работы персонала склада.

В своей практике я часто сталкивался с тем, что данные показатели «смешивали в одну кучу» и в результате получали, мягко говоря, некорректные данные, которые использовали потом для принятия очень важных решений.
Для оценки эффективности склада чаще всего применяются следующие типовые ключевые показателями эффективности:
а) коэффициент использования складской площади или складского объема
б) стоимость переработки единицы продукции
в) коэффициент оборачиваемости склада
г) коэффициент механизации процессов
д) коэффициенты выполнения установленных нормативов по основным складским операциям
е) коэффициент использования ФОТ
ж) коэффициенты качества выполняемых операций
к) прочие коэффициенты, в зависимости от бизнес-процесса склада и его оснащенности
Типовые показатели эффективности склада можно использовать для сравнения эффективности работы различных складов, с одинаковыми бизнес-процессами.
Но только типовыми показателями оценивать насколько эффективно работает каждый конкретный склад, я считаю не правильным.
Безусловно, при оценке того или иного склада не надо забывать, что склад – это прежде всего бизнес-процесс. И поэтому показатели эффективности каждого склада, а точнее каждого складского бизнес-процесса, должны подбираться по наименованию и приоритетам, практически «в ручном режиме» и  индивидуально.
Здесь нужно, прежде всего, учитывать: как конкретный бизнес-процесс, написанный с учетом специфики определенного бизнеса, будет работать в определенном складском помещении, имеющем свои уникальные особенности.
Кроме этого, еще нужно учитывать и прочие немаловажные факторы. Такие как:
а) возможность привлечения квалифицированного персонала на данный склад,
б) степень оснащенности склада,
в) особенности подъездных путей,
г) возможности используемого на данном складе определенного программного продукта
д) и еще очень много различных очень важных факторов.
 
На самом деле, тема расчета эффективности в логистике очень обширная и весьма любопытная и если она вам покажется интересной, я сделаю ее темой своей следующей статьи.

1

19.03.14 | Автор: Колмачихин Ю.Н. Источник: www.logscm.ru

 
Статья: «Что такое склад, зачем он нужен и как измерить его эффективность?» | Автор: Колмачихин Ю.Н. напечатана в журнале: «Logistics&Business/Логистика и бизнес», №1-2, 2014.

 

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Добавить комментарий