Cистемы документооборота в логистике

Дерево ДО1
Основой любой логистической системы является система описания, структурирования, хранения и навигации документов — система документооборота.
Данная система позволяет правильно структурировать весь документооборот компании по единым принципам, в соответствии, с так называемом, «Деревом документооборота».
Очевидно, что нет смысла описывать и внедрять бизнес-процессы, если не будет системы, при помощи которой все  документы будут правильно согласовываться, актуализироваться и храниться.
Для того, чтобы вновь созданные документы эффективно работали, они должны быть написаны в соответствии с установленным регламентом их согласования, иметь соответствующий формат, соответствующий режим доступа и соответствующее место на «Дереве документооборота».
Некоторые руководители компаний, созданных в постсоветское время, до сих пор хорошо помнят, как было не просто работать в условиях излишней бюрократии и формализма,  и до сих пор продолжают считать, что различные «лишние документы» только портят созданную ими систему работы в команде, основанную на хороших личных отношениях и на доверии.
Неформальная работа, основанная на доверии и порядочных отношениях в коллективе — это очень хорошо для небольшой и слабоструктурированной компании, но с развитием бизнеса, чтобы выстроить системный бизнес, обязательно необходима его формализация.

Что такое формализация бизнеса, и какая от нее практическая польза, подробно вы можете почитать в статье, опубликованной на этом сайте.

Каким образом можно формализовать документооборот?

Первое что нужно сделать – это написать инструкцию, которая, будет называться «Инструкция об Инструкции» (о том, как писать, согласовывать, корректировать, хранить и искать нужный документ)

В данной инструкции подробно описывать:
а) кто должен разрабатывать документ, при помощи какого шаблона и что обязательно должно быть в каждом документе?
б) по какому принципу присваивается номер документа, который одновременно и является его адресом на «Дереве документооборота»?
в) кто инициирует создание и изменение документов, и кто проверяет созданные документы на предмет их соответствия «Инструкции об Инструкции», каким образом он это делает и в соответствии с каким регламентом?
г) как согласовываются документы между руководителями подразделений и в каких случаях требуется проводить согласование документов на совещаниях и рабочих группах
д) в каких случаях, и по какому регламенту, нужно проводить рабочие группы?
е) что делать в случае возникновения спорных вопросов, каким образом решаются спорные вопросы?
ж) каким образом можно изменить (актуализировать) документ?
ж) каким образом должна производиться архивация и навигация документов?
к) кто должен «сшивать» документы и как это нужно делать?
е) и еще много различных вопросов должны быть подробно и понятно освещены в данной Инструкции
Написать адаптированную к конкретно вашему бизнесу «Инструкцию об Инструкции» будет очень непросто, но даже после ее написания и согласования ничего в документообороте компании все равно не изменится.
А для того чтобы, что то изменилось и изменилось в лучшую сторону, самый простой и эффективный способ, это (если вкратце):
а) усадить всех, хотя бы топ-менеджеров, за парты, провести с ними цикл тренингов по бизнес-процессам и документообороту (обычно каждый из них этому учился в разных местах и по разному, и есть даже те, кто вообще этому не учился)
б) после того как, хотя бы топ-менеджеры, научатся разговаривать друг с другом на одном языке (раньше не надо), назначить проектную группу, под руководством, сначала, желательно, грамотного start up специалиста, и с ее помощью начать формировать документооборот компании, делать это нужно, опять же желательно, одновременно с созданием и внедрением бизнес -процессов и с одновременно их автоматизацией.

При этом не надо забывать о том, что создание и запуск системы документооборота — это заключительный этап проекта по оптимизации процессов. Нельзя выстроить систему документооборота и не выстроив предварительно или параллельно с ней, прочие звенья логистической системы.

Хотите знать подробнее? Заказывайте тренинг или разовую консультацию. Приедем, все расскажем, покажем и поможем внедрить с минимальными затратами! Контактная информация здесь.

 

 

 

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники